Как выбрать сувенир для мероприятия: чтобы подарок не потерялся после выхода из зала

Лучший сувенир для мероприятия — не тот, который красиво выглядит на столе закупщика. И не тот, который дешевле всего уложился в тираж. Он должен выдержать три момента: до события его легко привезти, разложить и выдать; во время события он не мешает участнику; после события он остаётся полезным и напоминает о компании без ощущения навязчивой рекламы.

Именно здесь многие промоподарки проигрывают. Компания выбирает “что-нибудь с логотипом”, заказывает тираж, привозит коробки на площадку, а потом выясняется: предмет тяжёлый, участникам неудобно носить его весь день, логотип слишком крупный, упаковка мнётся, часть сувениров остаётся на складе, а после мероприятия никто не понимает, сработал подарок или просто закрыл строку в смете.

Чтобы быть в тренде – сплотить коллектив, привлечь новых клиентов и партнеров, многие компании проводят различного рода мероприятия. К ним относятся тимбилдинги, корпоративы, мастер-классы, обучающие семинары, промоакции, выставки, конференции, конкурсы и иные события.

Грамотно выбранные подарки для участников событий напоминают о товарах и услугах компании длительное время после завершения мероприятия. Для этого нужно учесть определенные правила подборки сувениров.

Старый тезис правильный: подарок должен работать после финального слова ведущего, последнего рукопожатия или закрытия стенда. Но сегодня этого мало. Сувенир для события нужно выбирать как часть маршрута участника: регистрация, зал, рабочая зона, фото, перерыв, дорога домой, дальнейший контакт с брендом.

Увеличить

Выбрать сувенирную продукцию для той или иной категории гостей не составит труда, если придерживаться следующих критериев:

• Уместность подарка – выбор определяется формой и темой проведения мероприятия.
• Польза – сувенир со смыслом и предназначением. Например,кружка, органайзер, календарь, зарядное устройство и др.
• Качество – подарочная продукция работает на имидж. Те же самые календари, подставки для канцелярских изделий, органайзеры или сумки прослужат долго.
• Креативность и уникальность – вещи с оригинальным принтом и лого компании вызовут приятные впечатления и запомнятся гостям надолго.

Уместность начинается с формата события. На обучающем семинаре полезнее блокнот, ручка, папка, бутылка воды, карточка с программой и QR-кодом. На выставке важны лёгкость, скорость выдачи и продолжение контакта: шоппер, компактный предмет, карточка с предложением, деловой аксессуар. На тимбилдинге можно работать с командными цветами, футболками, бейджами, браслетами, сувенирами за участие. На награждении нужен другой уровень: предмет должен поддерживать статус момента.

Польза — это не скучно. Полезный сувенир снижает трение: помогает записать, зарядить, донести, найти, вспомнить, перейти по ссылке, удобно пройти день. По данным исследований и по нашим наблюдениям, люди дольше сохраняют предметы, которые встроены в реальный сценарий, а не просто показывают логотип.

Качество на мероприятии видно быстрее, чем в обычной рассылке. Участник берёт предмет в руки сразу, сравнивает с другими подарками, кладёт в сумку, фотографирует, передаёт коллеге. Кривой принт, тонкая ткань, слабая ручка, дешёвый пластик или неудобная упаковка становятся частью впечатления о событии.

Креативность нужна, но она должна работать на задачу. Оригинальный принт хорош, если он связан с темой мероприятия. Необычная форма полезна, если ей удобно пользоваться. Шутка уместна, если аудитория её точно поймёт. Креатив ради креатива часто умирает уже у гардероба.

Увеличить

Для конференции сувенир должен помогать человеку пройти день. Участнику нужны понятная программа, место для заметок, вода, носитель материалов, заряд, быстрый доступ к ссылкам и контактам. Поэтому деловые аксессуары, блокноты, ручки, шопперы, бутылки, пауэрбэнки, бейджевые элементы и карточки с QR-кодами работают лучше случайных сувениров.

Для выставки подарок должен выдерживать поток. Его быстро выдают, быстро объясняют и легко уносят. Здесь важно разделять массовую раздачу и подарки для лидов. Массовому потоку можно дать лёгкий предмет и карточку. Перспективному контакту — более полезный деловой предмет или небольшой комплект. VIP-встречам — отдельный подарок, который не лежит открыто на стенде.

Для промоакции сувенир должен быть понятен за секунды. Человек не будет читать длинную инструкцию. Он должен сразу понять: что это, зачем ему, почему стоит взять. Здесь работают браслеты, светоотражатели, головные уборы, сладкие подарки, компактные аксессуары, наклейки, магниты, крафт-пакеты, если они связаны с действием промо.

Для корпоративного праздника или тимбилдинга важнее эмоция и групповая память. Сувенир может быть частью игры, награждения, фото, командной формы или финального подарка. Здесь логотип можно обыграть теплее, но всё равно важно, чтобы предмет не выглядел реквизитом на один час.

Для деловой встречи подарок должен быть спокойнее. Канцелярские комплекты, флешки, папки, блокноты, бумага для записи, ручки, деловые аксессуары и аккуратная упаковка работают лучше яркой раздатки. Здесь сувенир не должен перебивать смысл встречи.

У большого события почти всегда есть несколько зон, и каждой нужен свой тип предмета. На регистрации важны скорость и порядок. Здесь хорошо работают бейджи, браслеты, крафт-пакеты, шопперы, программа, карточка участника, короткая полиграфия и предметы, которые легко выдавать пачками. Главный критерий — не красота в коробке, а отсутствие очереди.

В зале или учебной зоне важны предметы, которыми человек пользуется сразу: блокнот, ручка, папка, бутылка, бумага для записи, карточка с расписанием. Если сувенир помогает слушать, записывать и ориентироваться, он становится частью события, а не лишней нагрузкой в руках.

В зоне стенда или переговоров работают предметы, которые поддерживают следующий шаг. Это может быть карточка с QR-кодом, деловой аксессуар, флешка с материалами, блокнот, небольшая упаковка, подарок за заполненную анкету или предмет для назначенной встречи. Здесь важно не путать поток с лидами: всем подряд можно дать лёгкую раздатку, а тем, с кем продолжаете диалог, — более точный предмет.

В зоне награждения сувенир должен фиксировать статус. Медаль, кубок, диплом, памятный предмет, именная гравировка, коробка и порядок вручения работают вместе. Если наградной предмет выдают без имени, без номинации или в спешке, он теряет смысл.

В зоне выхода или после мероприятия можно выдавать то, что неудобно носить весь день: кружки, коробки, подарочные наборы, хрупкие предметы, более объёмные комплекты. Это простой приём, который часто спасает впечатление: участник не таскает подарок по залу, а получает его в момент завершения.

Тираж сувениров нельзя считать только по регистрации. На мероприятии есть участники, спикеры, организаторы, партнёры, волонтёры, гости без регистрации, повторные проходы, пресса, VIP-встречи, запас для замены повреждённых предметов и остатки для пост-коммуникации. Если сувенир нужен на входе, резерв должен быть ближе к площадке, а не на складе в другом конце города.

Бюджет лучше считать на готовую единицу вручения. В неё входят предмет, нанесение, упаковка, карточка, сборка, доставка, хранение, выдача и резерв. Если предмет недорогой, но требует сложной упаковки и ручной комплектации, итоговая цена может вырасти. Если предмет чуть дороже, но уже выглядит готовым к выдаче, он может оказаться выгоднее.

Для мероприятий полезно разделять три уровня:

• потоковый сувенир — простой, лёгкий, быстрый в выдаче;
• лидовый сувенир — более полезный предмет для тех, с кем нужен следующий контакт;
• статусный подарок — отдельный комплект для спикеров, партнёров, VIP-гостей или победителей.

Такой подход защищает бюджет. Не нужно дарить одинаково всем. Потоку достаточно полезного носителя и контакта. Лидам нужен предмет, который поддержит продолжение разговора. Статусным гостям — подарок, который не выглядит массовой раздачей.

Сувенир может быть хорошим, но провалиться на выдаче. Если коробки не промаркированы, волонтёры не знают, кому какой уровень подарка, предметы лежат в неудобном месте, участники стоят в очереди, а остатки смешиваются, впечатление падает.

До события нужно решить:

• Где сувенир выдаётся: на входе, на стенде, после встречи, в зоне регистрации, в конце мероприятия?
• Кто отвечает за выдачу и остатки?
• Как различаются уровни: поток, лиды, спикеры, партнёры, VIP?
• Нужна ли индивидуальная упаковка или достаточно пакета?
• Что человек будет делать с подарком весь день?
• Что останется после мероприятия и куда это поедет?

Для конференций и выставок особенно важна переносимость. Подарок может быть прекрасным, но если он тяжёлый, хрупкий или неудобный, участник начнёт искать, где его оставить. Для деловых встреч важнее аккуратная упаковка и спокойный тон. Для награждения — порядок, имена, номинации и отсутствие ошибок в гравировке.

Сувенир не заканчивается на выдаче. Если он выбран правильно, после события он помогает продолжить контакт. Участник открывает блокнот на рабочем столе, пользуется кружкой, достаёт флешку с материалами, носит шоппер, вспоминает мероприятие по награде, переходит по QR-коду или возвращается к карточке с предложением.

Поэтому заранее стоит решить, какая следующая точка нужна бизнесу. Если это выставка, сувенир должен поддержать работу отдела продаж: контакт, ссылка, приглашение на встречу, напоминание о продукте. Если это HR-событие, подарок должен поддержать ощущение принадлежности и заботы. Если это обучение, предмет должен помогать возвращаться к материалам. Если это конкурс или награждение, он должен сохранять память о достижении.

Полезно заранее продумать и пост-коммуникацию. Например, на следующий день отправить участникам материалы, фото, запись выступления, промокод, ссылку на презентацию или благодарственное письмо. Тогда физический сувенир и цифровое касание работают вместе: человек держит предмет, а компания продолжает диалог.

Если событие повторяется каждый год, после него стоит разобрать остатки и обратную связь. Что разобрали первым? Что осталось? Что участники фотографировали? Что было неудобно выдавать? Что просили дополнительно? Какие предметы сломались или помялись? Эти ответы помогут не начинать следующий год с нуля.

Первая ошибка — выбирать сувенир без сценария. “Пусть будет что-то с логотипом” почти всегда приводит к случайной вещи, которую сложно выдать и легко забыть.

Вторая ошибка — путать подарок для потока и подарок для ценного контакта. Если всем дарить один дорогой предмет, бюджет быстро закончится. Если всем дарить один дешёвый предмет, важные контакты не почувствуют уровня.

Третья ошибка — не думать о руках участника. Человек уже несёт телефон, сумку, куртку, бейдж, материалы, кофе. Если сувенир неудобен, он проигрывает ещё до того, как начнёт работать на бренд.

Четвёртая ошибка — перегружать логотипом. На мероприятии бренд и так виден: стенд, экран, бейджи, программа, ведущий, материалы. Сувенир должен продолжить контакт, а не кричать громче всей площадки.

Пятая ошибка — забывать про сроки. Нанесение, упаковка, доставка, комплектация и проверка требуют времени. Если заказ вспоминают за несколько дней, лучше выбирать простую и надёжную сборку.

Шестая ошибка — не проверять качество до события. На площадке уже поздно обнаруживать кривую печать, неверный цвет, недостающие коробки или неправильные имена на наградах.

В нашей компании вас приятно удивят стоимость промо-сувениров, акции и скидки на них. Доступны разные формы оплаты, есть доставка. Брендированные сувениры изготовим в кратчайшее время. Будут учтены все пожелания заказчиков.

В нашем каталоге есть продукция, которая подойдет для проведения любого мероприятия. У нас вы найдете брелоки, магниты, значки, бейджи, крафт-пакеты и иные изделия, необходимые для проведения различных событий и раздачи в качестве рекламы.

Для официальных и деловых встреч рекомендуем приобрести комплекты с канцелярскими предметами, флешки, папки, ластики, закладки,блокноты, бумагу для записи. Удобно будет вручить их до начала мероприятия или разложить по рабочим зонам.

Если вы планируете провести презентацию, конференцию или выставку, остановите свой выбор на полиграфии. На промо-акции подойдут рекламные презенты. Браслеты, светоотражатели, головные уборы с логотипом компании, сладкие подарки также придутся по вкусу присутствующим.

Презентами на праздничных и развлекательных мероприятиях выступают наградные предметы, адресованные самым отличившимся работникам. Также вручают часы,медали, кубки, скульптуры. В качестве подарков на 23 февраля,8 Марта предлагаем обратить внимание на кружки, инструменты, аксессуары для автомобиля, продуктовые корзинки.

Helen Gifts помогает подобрать сувениры под мероприятие как под процесс: формат, аудитория, уровни подарков, бюджет, срок, нанесение, упаковка, доставка и выдача. Мы можем собрать потоковую раздачу, деловой комплект, подарки для спикеров, наградную продукцию, промо-предметы, сувениры для выставки или наборы для внутреннего события.

Лучший сувенир для мероприятия — тот, который не спорит с событием. Он помогает участнику, поддерживает бренд, спокойно проходит логистику и остаётся в жизни человека после финала. Когда подарок выбран так, мероприятие заканчивается, а контакт с компанией продолжается.